home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ The Business Master (3rd Edition) / The Business Master (3rd Edition).iso / files / datation / penpal / penpal.doc < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1991-03-13  |  15.9 KB  |  419 lines
  1.                        "PEN PAL - Version 1.04"
  2.                         Registration fee: $25.00
  3.  
  4.                          Copyright 1989,90,91
  5.                           ALL RIGHTS RESERVED
  6.  
  7.                                 PEN PAL
  8.  
  9. SYSTEM REQUIREMENTS:    IBM PC (or compatable)
  10.                         MS-DOS 2.0 (or greater)
  11.                         512 K free memory
  12.                         Monochrome (or color) monitor
  13.                         Hard disk (or 2 floppy disks)
  14.                         Printer (any dot matrix)
  15.  
  16. PENPAL: PEN PAL is one of the easiest to use MAIL LIST MANAGEMENT,
  17. BLACK BOOK, and LETTER WRITTER systems available. In addition to the
  18. being able to maintain your name and address files and print labels
  19. (any size) other features are provided that make it a valuable tool
  20. for your office.  These features are:
  21.       1) Ability to code your address records for selective listings.
  22.       2) Ability to identify address record as being a business, or an
  23.          individual.
  24.       3) For business accounts you can identify the name of the person
  25.          to contact, for individuals you can setup the salutation for
  26.          letters.
  27.       4) Search by ID., last name, or first name, using only the first
  28.          few letters of the name.
  29.       5) Print any size of one  up  label (can also be used for
  30.          addressing continuous envelope forms), print any number of
  31.          return address labels.
  32.       6) Print  either of two sizes of ROLODEX cards, print new cards
  33.          only for address records that have been updated from a given
  34.          date.
  35.       7) Print addresses on standard office envelopes - just insert an
  36.          envelope into your printer, press a key, address is printed
  37.          and envelope is ejected making printer ready for next
  38.          envelope.
  39.       8) Print selective listings of addresses (or only names).
  40.       9) Build extract files (two  formats available) for  word
  41.          processing interfacing.
  42.      10) Setup  your  printer for compressed / normal print size, and
  43.          eight / six line per inch vertical form control.
  44.      11) Depending upon the printer format codes you have set up you
  45.          can have one of four BLACK BOOK formats printed from your
  46.          address list.
  47.      12) You  can  setup up to 99 standard letter formats. You can
  48.          select addresses from your address file and print letters,
  49.          using these letter formats, without having to type them
  50.          individually. Using the same selection requirements you can
  51.          then either select labels or address envelopes.
  52.  
  53.  
  54. This system is so simple to use that you will be entering names and
  55.  
  56. addresses within a minute of setting up the system (setup itself will
  57. only take a couple of minutes).
  58.  
  59. FEATURES:          Menu driven.
  60. --------           Mono or color.
  61.                    ESC - To terminate any action or menu
  62.                    F1 help on all input fields.
  63.                    F2 for name search while in maintenance
  64.                    Self installing.
  65.                    Can be personalized.
  66.                    Only one of a growing family of products
  67.  
  68.  
  69. LIST OF FILES:     PENPAL.EXE     PEN PAL program.
  70. --------------     README.1ST     Instructions on installation.
  71.                    PENPAL.DOC     Documentation on how to use.
  72.  
  73. INSTALLATION:
  74. -------------
  75. Follow the instructions outlined in the 'README.1ST' file.
  76.  
  77.  
  78. SYSTEM  INITIALIZATION:
  79. -----------------------
  80.  
  81. Make the directory that you loaded 'PENPAL.EXE' program module in your
  82. current directory.
  83.  
  84.                 Enter: PENPAL <return>
  85.  
  86. The first time that you load 'PENPAL.EXE' you are provided the 
  87. opportunity to identify the disk drive your data files will reside 
  88. on and to personalize you system.  You do this by entering your 
  89. name/business name into the field for screen/report header (the 
  90. system will center it for you).  Next you will be asked to enter 
  91. the codes necessary to control your printer for both 
  92. compressed/normal print and 6 or 8 vertical lines forms control.  
  93. You will need to look up these codes in your  printer user 
  94. manual.  These codes are entered, in decimal value, one character 
  95. at a time with each code group terminated with a blank entry.  
  96. For most printers the following codes will work: 
  97.  
  98. Compress/normal print codes (default for most printers):
  99. ----------------------------
  100.         Compress print:    15 <return>
  101.                               <return>
  102.         Normal print..:    18 <return>
  103.                               <return>
  104.  
  105.  
  106.  
  107. Eight/six line vertical print codes (default for most printers):
  108. ------------------------------------
  109.         8 lines per in:    27 <return>
  110.                            48 <return>
  111.                               <return>
  112.         6 lines per in:    27 <return>
  113.                            50 <return>
  114.                               <return>
  115.  
  116. If you do not want to setup these codes at this time just press 
  117. <return> for each request.  These codes can be setup later by use 
  118. of the 'UTILITIES' sub function within 'PENPAL'. Upon completion 
  119. of your system initialization a '*.MEM' file is created that 
  120. contains your personalization and also signifies that your system 
  121. has been initialized. You are now ready to use your system. 
  122.  
  123.  
  124.  
  125. SYSTEM NORMAL USE:
  126. ------------------
  127.  
  128. Make the directory that you loaded 'PENPAL.EXE' program module in 
  129. your current directory. 
  130.  
  131.                 Enter: PENPAL <return>
  132.  
  133. Select from the menu the function you wish to perform.
  134.  
  135. MAINTENANCE:
  136. ------------
  137. This set of functions allow you to search for specific address 
  138. records by ID., first or last name, and to perform the 
  139. maintenance functions of add new, change, and delete. 
  140.  
  141. 'F2' Search routine: when you request this function you will be 
  142. requested to enter that portion of the ID., or name, you wish to 
  143. find a match on.  If you wish to start at the top of the file 
  144. just press <return>, otherwise enter the ID number, or only as 
  145. many characters of the name as you wish to search with.  The 
  146. system will then locate those names that match (or follow) the 
  147. search key. 
  148.  
  149. a) If you  wish  the system to assign your id numbers just press 
  150. the <return> key for  ID number.  If you enter an ID number you 
  151. do not have to enter the leading zeros. 
  152.  
  153. b) You  must identify the address record as being either a 
  154. (B)usiness or for an (I)ndividual.  Individuals will have their 
  155. last name isolated for sequencing by last name, businesses do 
  156. not.  If you wish to terminate an add new request just press 
  157. <return> for this field. 
  158.  
  159.  
  160. c) The  code field is optional and is provided so that you can 
  161. group your addresses for special selection. 
  162.  
  163. d) The 'PREFIX' field is for titles such as 'Mr., Mrs, The, etc' 
  164. that are needed for the name line of the address and do not 
  165. affect sequencing. 
  166.  
  167. e) The name field should be filled just as you wish the name to 
  168. be printed. The only exception to this is for names having 'Jr., 
  169. Sr., etc' appended to the end of the name. DO NOT SEPERATE THESE 
  170. SUFIX'S FROM THE LAST NAME WITH A SPACE, USE A ',', OTHERWISE 
  171. THEY WILL BE IN LAST NAME SEQUENCE BY 'Jr., etc'. (Example: John 
  172. Adams,Jr.) 
  173.  
  174. f) All other fields are optional.
  175.  
  176. LABELS:
  177. -------
  178. With this function you can address almost any size one-up label. 
  179. You can select addresses by various sequences and ranges, or you 
  180. can manually setup a label to be printed 'n' number of times.  
  181. (If you wish to address envelopes using the continuous form 
  182. envelopes use this function.) Remember that all measurements for 
  183. label size and address positioning are affected by the 
  184. compress/normal and 6/8 lines per inch print control features. 
  185.  
  186. ROLODEX CARDS:
  187. --------------
  188. With this function you can create rolodex cards from your address 
  189. file. You have the same sequence and seletion capabilities as 
  190. with label with the added feature of selection by last 
  191. maintenance date. With this last feature you can easily maintain 
  192. your card files. 
  193.  
  194. ENVELOPES:
  195. ----------
  196. With this function you can print addresses directly on your 
  197. standard office envelopes. (If you are using the continuous form 
  198. envelopes use the label print routine.)  Just identify the 
  199. sequence and selection range you wish to print envelopes for and 
  200. start loading envelopes into your printer - one at a time. The 
  201. system will pause for each envelope to allow you to set it up in 
  202. your  printer and after printing will eject it so that you can 
  203. load the next envelope. (Remember that your compress/normal and 
  204. 6/8 line per inch printer control codes affect all positioning of 
  205. your address on the envelopes.) 
  206.  
  207.  
  208.  
  209. WORD PROCESSING INTERFACE:
  210. --------------------------
  211. With this function you can extract address information to be 
  212. passed to your word processor.  You have the same sequence and 
  213. selection capabilities as for labels. All information selected 
  214. will be in the sequence shown on the screen. You have two formats 
  215. to select in: 
  216.               a) dBASE comma delimited, and
  217.               b) one field per line
  218. These two selection output formats are acceptable to most word 
  219. processing  programs. 
  220.  
  221. ADDRESS LISTINGS:
  222. -----------------
  223. With this function you can create listings of addresses in 
  224. various formats. You have the save sequence and selection 
  225. capabilities as for labels. 
  226.  
  227. BLACK BOOK:
  228. -----------
  229. Depending upon the printer format control codes you have setup 
  230. you have one of four possible formats for printing a BLACK BOOK 
  231. for your addresses. These formats are as follows: 
  232.  
  233.            Compress     8 lines
  234.            horizontal   vertical       w     l
  235.                N           N         4.25"  5.5"  3 addresses per page
  236.                                                   12 per sheet
  237.                N           Y         4.25"  5.5"  5 addresses per page
  238.                                                   20 per sheet
  239.                Y           N         2.5"   5.5"  3 addresses per page
  240.                                                   18 per sheet
  241.                Y           Y         2.5"   5.5"  5 addresses per page
  242.                                                   30 per sheet
  243.  
  244. (Note - These sizes are based upon a compression of 15 characters 
  245. per inch.) 
  246.  
  247.  
  248.  
  249. LETTERS:
  250. ---------
  251.  
  252. You can setup up to 99 different letter formats. PEN PAL has 
  253. built into it a limited word processor. The following keys are 
  254. used to control your editing of your letters: 
  255.  
  256. KEY                        PURPOSE
  257. -------------------------  -------------------------------------------
  258. Uparrow or Ctrl-E          Move up one line
  259. Dnarrow or Ctrl-X          Move down one line
  260. Leftarrow or Ctrl-S        Move left one character
  261. Rightarrow or Ctrl-D       Move right one character
  262. Ctrl-Leftarrow or Ctrl-A   Move left one work
  263. Ctrl-Rightarrow or Ctrl-F  Move right one word
  264. Home                       Beginning of current line
  265. End                        End of current line
  266. Ctrl-Home                  Beginning of current window
  267. Ctrl-End                   End of current window
  268. PgUp                       Previous edit window
  269. PgDn                       Next edit window
  270. Ctrl-PgUp                  Beginning of letter
  271. Ctrl-PgDn                  End of letter
  272. Return                     Move to beginning of next line
  273. Delete                     Delete character at cursor
  274. Backspace                  Delete character to left of cursor
  275. Tab                        Insert tab character or spaces
  276. Printable characters       Insert character
  277. Ctrl-Y                     Delete the current line
  278. Ctrl-T                     Delete work right
  279. Ctrl-B                     Reform paragraph
  280. Ctrl-V,Ins                 Toggle insert mode
  281. Ctrl-W                     Finish editing and save
  282. Esc                        Abort edit and return original
  283.  
  284.  
  285.  
  286. UTILITIES: ----------With set of functions you can rebuild your data
  287. file indexes, modify your personalization, and change your printer
  288. format control codes.
  289.  
  290.  
  291.  
  292.  
  293. FULL SCREEN NAVIGATION KEYS:
  294. ---------------------------
  295.  
  296. KEY                  PURPOSE
  297. ------------------------------------------------------------------------------
  298. Leftarow,            Character left. Does not move cursor to previous GET.
  299. Ctrl-S
  300.  
  301. Rightarrow,          Character right. At end of GET, cursor moves to next
  302. Ctrl-D               GET.
  303.  
  304. Ctrl-Leftarrow,      Word left.
  305. Ctrl-A
  306.  
  307. Ctrl-Rightarrow,     Word right.
  308. Ctrl-F
  309.  
  310. Uparrow,             Previous GET.
  311. Ctrl-E
  312.  
  313. Dnarrow,             Next GET.
  314. Ctrl-X,
  315. Return,
  316. Ctrl-M
  317.  
  318. Home                 Beginning of GET.
  319.  
  320. End                  Last character of GET.
  321.  
  322. Ctrl-Home            Beginning of first GET.
  323.  
  324. Ctrl-End             Beginning of last GET.
  325.  
  326.  
  327. FULL SCREEN EDITING KEYS:
  328. -------------------------
  329.  
  330. KEY                  PURPOSE
  331. ------------------------------------------------------------------------------
  332. Del,                 Delete character at cursor position.
  333. Ctrl-G
  334.  
  335. Backspace,           Destructive backspace.
  336. Ctrl-H
  337.  
  338. Ctrl-T               Delete word right.
  339.  
  340. Ctrl-Y               Delete from cursor position to end of GET.
  341.  
  342. Ctrl-U               Restore current GET to original value.
  343.  
  344.  
  345.  
  346. FULL SCREEN ESCAPE KEYS:
  347. ------------------------
  348.  
  349. KEY                  PURPOSE
  350. ------------------------------------------------------------------------------
  351. Ctrl-W,              Terminate READ saving current GET.
  352. Ctrl-C,
  353. PgUp,
  354. PgDn
  355.  
  356. Return,              Terminate READ from last GET.
  357. Ctrl-M
  358.  
  359. Esc                  Terminate READ without saving current GET.
  360.  
  361.  
  362. FULL SCREEN MODE KEYS:
  363. ----------------------
  364.  
  365. KEY                  PURPOSE
  366. ------------------------------------------------------------------------------
  367. Ins,                 Toggle insert mode.
  368. Ctrl-V
  369.  
  370.          ********************************
  371.  
  372. MICRO DATA ASSIST DISCLAIMS ALL WARRANTIES RELATING  TO
  373. THIS  SOFTWARE, WHETHER EXPRESS OR  IMPLIED,  INCLUDING
  374. BUT   NOT   LIMITED  TO  ANY  IMPLIED   WARRANTIES   OF
  375. MERCHANTABILITY  AND FITNESS FOR A PARTICULAR  PURPOSE,
  376. AND ALL SUCH WARRANTIES ARE EXPRESSLY AND  SPECIFICALLY
  377. DISCLAIMED.  NEITHER MICRO DATA ASSIST NOR ANYONE  ELSE
  378. WHO HAS BEEN INVOLVED IN THE CREATION , PRODUCTION,  OR
  379. DELIVERY  OF  THIS  SOFTWARE SHALL BE  LIABLE  FOR  ANY
  380. INDIRECT, CONSEQUENTIAL, OR INCIDENTAL DAMAGES  ARISING
  381. OUT  OF THE USE OR INABILITY TO USE SUCH SOFTWARE  EVEN
  382. IF   MICRO  DATA  ASSIST  HAS  BEEN  ADVISED   OF   THE
  383. POSSIBILITY  OF  SUCH DAMAGES OR CLAIMS.  IN  NO  EVENT
  384. SHALL  MICRO  DATA ASSIST's LIABILITY FOR  ANY  DAMAGES
  385. EVER  EXCEED THE PRICE PAID FOR THE LICENSE TO USE  THE
  386. SOFTWARE,  REGARDLESS OF THE FORM OF CLAIM. THE  PERSON
  387. USING THE SOFTWARE BEARS ALL RISK AS TO THE QUALITY AND
  388. PERFORMANCE  OF THE SOFTWARE. Some states do not  allow
  389. the   exclusion   of  the  limit   of   liability   for
  390. consequential  or  incidental  damages,  so  the  above
  391. limitation may not apply to you.
  392.  
  393. This  agreement  shall be governed by the laws  of  the
  394. State of Texas and shall inure to the benefit of  MICRO
  395. DATA  ASSIST and any successors, administrators,  heirs
  396. and assigns. Any action or proceeding brought by either
  397.  
  398. party  against the other arising out of or  related  to
  399. this  agreement  shall be brought only in  a  STATE  or
  400. FEDERAL  COURT  of competent  jurisdiction  located  in
  401. Collin County, Texas. The parties hereby consent to  in
  402. personam jurisdiction of said courts.
  403.  
  404. This  is  copyrighted software. You are  not  obtaining
  405. title to the software or any copyright rights. You  may
  406. not   sub-license,   rent,   lease,   convey,   modify,
  407. translate,  convert  to another  programming  language,
  408. decompile,  or dissemble the software for any  purpose.
  409. You  may  make as many copies of this software  as  you
  410. need for back up purposes. You may use this software on
  411. more than one computer, provided there is no chance  it
  412. will be used simultaneously on more than one  computer.
  413. If  you  need  to use the software  on  more  than  one
  414. computer   simultaneously,   please  contact   us   for
  415. information about site licenses.
  416.  
  417. *******************************************************
  418.  
  419.